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Betriebskostenabrechnung:

Einsichtnahmerecht des Mieters erstreckt sich auch auf die zugrundeliegenden Zahlungsbelege

In der Regel erhält der Mieter als Nebenkostenabrechnung die bloße Aufstellung der vom Vermieter getragenen Kosten sowie gegebenenfalls eine Aufstellung einer externen Ablesefirma über die Heizkosten. Ob diese Kosten dem Vermieter aber auch tatsächlich entstanden sind, lässt sich aus der Abrechnung nicht ablesen. Aus diesem Grund hat der Mieter im Rahmen seiner Einsichts- und Kontrollrechte die Möglichkeit und auch das Recht auf Belegeinsicht in die Originalbelege. Um die Belege einsehen zu dürfen, bedarf es keinem besonderen Interesse oder Verdacht gegenüber dem Vermieter. Der Mieter hat immer Anspruch darauf, die Abrechnung der Nebenkosten zu kontrollieren und muss sich ferner nicht rechtfertigen.

Die Belegeinsicht erfolgt allerdings nicht automatisch. Der Mieter muss den Vermieter vielmehr aktiv dazu auffordern, ihm Einblick in die Belege zu gewähren. Der Vermieter ist zudem nicht dazu verpflichtet, den Mieter auf die Möglichkeit der Belegeinsicht hinzuweisen

Das Recht auf Belegeinsicht ergibt sich aus § 259 BGB, § 8 Abs. 4 WoBindG und § 29 Abs. 1 NMV. Der Vermieter oder Hausverwalter muss demnach dem Mieter sämtliche Unterlagen, aus denen sich die Nebenkostenabrechnung für den betreffenden Zeitraum ergibt, im Original vorlegen. Hierzu gehören Kontoauszüge, Buchungsbelege, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine und sogar relevante Daten anderer Mieter (z.B. Heiz– und Wasserkosten).

Der Vermieter kann dem Mieter die Unterlagen nicht aus Gründen des Datenschutzes vorenthalten. Fehlen bei der Einsichtnahme etwaige Belege, geht dies zu Lasten des Vermieter.

Der Vermieter ist verpflichtet, die Belege ordentlich vorzulegen und kann sie dem Mieter nicht ungeordnet in Kartons oder Aktenordnern zur Überprüfung vorzeigen.

In einem Urteil vom 09.12.2020 – BGH VIII ZR 118/19 - entschied der Bundesgerichtshof zudem, dass sich das Einsichtnahmerecht des Mieters auch auf die Einsicht in die zugrundeliegenden Zahlungsbelege erstreckt.

Das Gericht begründete die Entscheidung damit, dass zu den Abrechnungsunterlagen, auf die sich das Einsichtsrecht des Mieters bezieht, neben den Rechnungen auch die dazugehörigen Zahlungsbelege über die in der Abrechnung auf die Mieter umgelegten Betriebskosten gehören. Denn mit Hilfe dieser Belege wird der Mieter in die Lage versetzt, die Berechtigung der jeweils in Rechnung gestellten Beträge zu überprüfen. Der Darlegung eines besonderen Interesses bedarf es dabei nicht, es genügt vielmehr das allgemeine Interesse des Mieters, die Tätigkeit des abrechnungspflichtigen Vermieters zu kontrollieren.

Praxistipp

Die neuerliche Entscheidung des Bundesgerichtshofes verwundert nicht im Hinblick auf Nachweispflichten des Vermieters im Zusammenhang mit dem Einsichtnahmerecht des Mieters. Der Vermieter sollte aber weiterhin den Mieter auf das Einsichtnahmerecht beschränken und nicht – wie häufig von Mietparteien gefordert – sich zur Übersendung von Belegkopien drängen lassen, für die es nur in Ausnahmefällen gegen Kostenerstattung einen Anspruch des Mieters gibt.